Zgodnie z prawem europejskim świadczenia rodzinne to wszelkie świadczenia rzeczowe lub pieniężne, które mają odpowiadać wydatkom rodziny, z wyłączeniem zaliczek z tytułu świadczeń alimentacyjnych oraz specjalnych świadczeń porodowych i adopcyjnych wymienionych w załączniku I do rozporządzenia nr 883/2004.
Jeżeli jedno z rodziców pracuje za granicą i opłaca tam składki na ubezpieczenie społeczne, a drugie wraz z dziećmi mieszka w Polsce i nie pracuje zawodowo, to właściwe do wypłaty świadczeń rodzinnych w pierwszej kolejności jest państwo zatrudnienia, a państwo zamieszkania będzie właściwe w drugiej kolejności do wypłaty ewentualnego „dodatku dyferencyjnego”, czyli różnicy pomiędzy wysokością świadczeń.
W wypadku gdy obydwoje rodzice są aktywni zawodowo w dwóch różnych państwach członkowskich Unii Europejskiej, to właściwe do wypłaty świadczeń rodzinnych będzie państwo, w którym mieszkają członkowie rodziny (dzieci).
W celu ustalenia właściwego ustawodawstwa oraz określenia uprawnienia do świadczeń rodzinnych drugiego z rodziców instytucja państwa zatrudnienia wysyła standardowe dokumenty elektroniczne (SED) do polskiej instytucji właściwej, czyli Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej (ROPS).
Przy składaniu wniosków obowiązują zarówno formularzez serii E 400, jak i nowe standardowe dokumenty elektroniczne (SED) w wersji papierowej.
Po sprawdzeniu sytuacji dotyczącej wykonywania działalności zawodowej przez drugiego z rodziców, potwierdzeniu liczby i wieku członków rodziny oraz ewentualnego uprawnienia do świadczeń rodzinnych w Polsce, ROPS przesyła uzupełnione dokumenty SED do instytucji właściwej państwa zatrudnienia.
Po uzyskaniu pełnych informacji zostaje wydana decyzja o ewentualnym przyznaniu świadczeń rodzinnych za granicą na członków rodziny (dzieci) zamieszkujących w innym państwie.
Każde państwo ustala zasady przyznawania i wysokość świadczeń rodzinnych na podstawie swoich wewnętrznych przepisów. W celu zweryfikowania uprawnienia do świadczeń rodzinnych instytucja właściwa w danym państwie żąda dokumentów potwierdzających m.in. zatrudnienie na terytorium tego państwa, odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne, podatków.
Jeżeli świadczenia rodzinne w państwie właściwym do wypłaty świadczeń rodzinnych są niższe niż świadczenia przewidziane w drugim państwie, to instytucja tego drugiego państwa jest zobowiązana do wypłaty dodatku dyferencyjnego.
Nie można otrzymywać świadczeń rodzinnych w pełnej wysokości w tym samym okresie na tego samego członka rodziny w dwóch różnych państwach członkowskich. W razie stwierdzenia takiego przypadku osoba pobierająca świadczenia rodzinne w dwóch państwach jednocześnie musi dokonać zwrotu części otrzymanych świadczeń
Warunkiem uzyskania świadczeń rodzinnych za granicą jest złożenie wniosku we właściwej instytucji w danym państwie. Lista instytucji udzielających wyjaśnień w sprawach dotyczących koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego jest dostępna na stronie internetowej Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej.
Przepisy europejskie w zakresie przyznania świadczeń rodzinnych dotyczą każdego, kto:
jest zatrudniony u pracodawcy zagranicznego lub pracuje za granicą na własny rachunek,pracował w innym państwie i z tego tytułu otrzymuje z tego państwa emeryturę lub rentę, natomiast mieszka z rodziną w Polsce,otrzymuje polską emeryturę lub rentę, ale wyprowadził się za granicę,otrzymuje polski lub zagraniczny zasiłek dla bezrobotnych, mieszka w Polsce lub za granicą,jest sierotą po pracowniku najemnym, osobie pracującejna własny rachunek, emerycie lub renciście, mieszka w Polsce lub za granicą.
